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如何写一封不用背锅的邮件
财经快报
|
2022/08/22 19:41:38
你会写邮件吗？
大部分PM真的不会写邮件！
有时候，不是你做的不好，
而是输在了写邮件这种 书面表达 上。
写邮件从来不是一件简单的事情，
它考验你的写作能力和逻辑思维。
以下是常见的写邮件误区：
今天就来看看大咖级PM是如何写邮件的，
教你避免无情背锅，
展现自己的价值。
一定要看到最后啊~
1.说明来意（ 直奔主题 ）
-
事情 （ 关于X项目免费开发特批的申请 ）
-
结果 （ 关于XX严重bug处理完毕的说明 ）
-
问题 （ 关于XXX项目出现重大风险的说明 ）
2.背景说明（ 短小精干，突出重点 ）
对事件的说明背景要全面覆盖，确保认知是统一的，不要缺失信息，但不能冗长。
3.存在风险/事件分析
注意用编号来归纳，注重结果优先。如：
-
资源投入风险 ： 关于项目的外包资源无法及时投入项目
-
项目延期的风险 ： 因为XXX原因导致项目延期
4.我方的解决建议/诉求
重点注意：
-
对于问题，特别要注意不要只抛问题，不提解决建议
-
解决建议要与所列风险一一对应
5.注明责任人、DDL或行动计划（ 明确人和时间 ）
对于需要其他人负责的事项，需要有明确的责任人，明确的解决时间，或行动计划。
6.其他技巧
-
提醒收件人注意，如标题“重大风险”“重要事项！”“请务必关注”等；
-
善用字号及色彩，如风险事项红色标注，重点关注内容加粗加大，但需注意，不要满篇红色或加粗加大；
-
责任人及时间重点高亮标注。
背景 ：A项目是一个标准产品+定制的项目，定制部分为外包方式，产品也会做一点定制功能，客户在使用过程中产品BUG较多（ 以下邮件只提取关键信息，重点关注事项标粗 ）。
各位领导及同事大家好：
A项目近期整体情况为（省略），如下我会总结:一下过去的工作总结:及需解决的问题，具体如下：
一、近期工作总结:：
1-3：总结:情况（省略）
4.目前涉及新功能及功能完善部分，不在原本外协开发的合同中， 需要从公司商务层面同外协协商好对应的合作和采购服务事宜。
5.目前外协解决问题的速度和态度有些怠慢，对需要修改的内容提出有偿服务的要求，这一点 请领导一定要提前沟通好，并确定采购的事宜。
6.客户提出了以下问题需要急需解决，针对这些 问题需要开发者（内、外）协同完成功能修改和完善。
二、需尽快协调与确定事宜：
1、 需要尽快确定好本部分内容是由外部开发完成，还是由内部开发完成， 如果是外部开发，需要尽快协调同开发确定好对应的开发内容和完成采购任务。
2、 需要内部的产品和开发团队协助完成功能评估和天数评估，并同外协开发部门沟通好技术问题和开发的过程技术支持 （当外协遇到问题时）。
注意 ： 以上风险请领导和同事尽快协调和确认结果，请务必给出建议和协助推进 ，不要等到客户耐心不足时在行动，这是一个很大的风险。
有没有很熟悉？
你是不是经常写出这种背锅的邮件？
-
在不详细知晓项目的全景情况下， 所有安排事项无责任人，需要做的事项没描述清晰；
-
总结:中的4/5/6点都是需要协调解决的事情，但是放到工作总结:中；
-
问题处理清单， 无处理责任人；
-
PM 没有明确的解决落地的建议，全程就在安排其他人，且需要收件人从这一堆事项中抽取自己要干的事项，并主动推动，否则项目风险自己看着办。
本次邮件导致的现实结果：
-
商务领导回邮件艾特PM直属领导，请给与该PM更多的支持与赋能；
-
商务领导回邮件，截图第二条需协调事宜，并问产品负责人，你的意见是怎么处理？
-
PM所在一级部门领导问PM直属领导，需要我做什么吗？
-
其他人无一回复；
-
PM直属领导特意找到PM问他到底要干啥？
下面是修改后的邮件，请自行感知：
这样写邮件才能让真正推进项目，也明确了各相关方的职责。
亲爱的大师兄：
下午好！
诉求 ：因师傅及二师兄都被妖精抓走，申请速用你那神通广大的能力拯救团队（ 提出要求 ），否则取经项目会宣布失败。我倒是无所谓，大不了回流沙河，你丫就一辈子带着紧箍咒吧，搞不好如来大怒又把你压回五指山（ 说明严重程度+威胁 ）。
在你外出探路找吃的期间事情经过是这样的（ 同步背景 ）：
1— 1:30分，师傅因内急害羞，跑出了你画的保护圈，到树林深处方便，没想到小妖已经 早早 埋伏在周围，把师傅绑走。我曾苦苦劝解，别出去，圈内解决，大家都是男人，没啥害羞的，可师傅就是不听（ 我劝了，师傅不听，责任是师傅 ）。
2— 1:45分，二师兄听到师傅呼救，就冲出去救师傅。我也劝说，目前对方情况不明，主要战斗力的你外出在外，建议还是先摸清情况再做计划，无脑行动并不是解决问题的办法。结果二师兄揍是不听！不听！！果不其然，三下五除二被妖精带走了（ 我继续劝了，团队不服从管理，导致问题扩大，团队人员是师傅选的 ）。
3— 1:50分，小白龙那丫，你说它一匹马冲上去干啥？连给我说话的机会就没有，拉都拉不住，直接冲上去给妖精逮去当小菜了（ 领导的用人与选人不当 ）。
4— 1:55分，虽然我也挺能打，无奈战斗减员太厉害，只能呼叫大师兄速速营救（ 自己已做出努力，但无力回天 ）。
以上经过就是这样，请大师兄尽快解救师傅！ 根据大师兄的战斗力，横扫小妖没问题，但注意别误伤师傅，建议先潜伏救师傅，待师傅安全后，再横扫小妖。妖怪山洞地图及师傅关押位置见附件，届时我会与大师兄一起共进拯救师傅，誓死保护师傅（ 给与解决建议，同时表达自己一同参与的决心 ）。
事后我建议针对此事做事件复盘( 复盘及改善 )，建议重申以下几个方面：
1—项目团队规则的执行：
说好了不出警戒圈就不要出！避免以后不听从团队规则，哪怕是师傅，也要扣奖金，扣绩效，甚至换人取经。
责任人：师傅
时间：本周末前
2—学会谋而后动：
遇事不要慌。事情已经发生，慌乱是没有用的，既然既定计划与策略已经变化，就重新制定对应措施，再行动。
责任人：师傅
时间：每周赋能
3—团队能力要加强：
目前只有你一个主要战力，师傅战力就是个渣，二师兄忙于吃播战斗力急剧下降，内部团队修炼急需加强。
责任人：大师兄
时间：每周训练
4—必要时进行人员的替换：
如果团队长期以往不吸取教训，建议对于某些屡教不改的人员进行替换，踢出取经团队，特别白龙那丫，就是一个二百五！
责任人：师傅
时间：1个月考核期
以上请大师兄斧正
爱你的沙 （顺利甩锅）
以上，
你学会了嘛？
祝大家都能写出不用背锅的邮件！
作者： 郭万鹏，PM圈子大咖秀特邀嘉宾。
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